¿Por qué el transporte debe apostar por la documentación electrónica?

La crisis sanitaria ha acelerado los procesos de digitalización en todos los ámbitos y el sector del transporte también empuja para dar ese salto. Así, diversas asociaciones de transportistas y empresas cargadoras, así como plataformas tecnológicas especializadas, han constituido un grupo de trabajo para el fomento del uso de la Documentación Electrónica del Transporte de carretera (DET).

grupo trabajo fomento uso Documentación Electrónica del Transporte

Junto con la seguridad sanitaria, los documentos de tipo electrónico aportan un buen número de ventajas para todos los eslabones de la cadena de suministro. Son las siguientes:

Información en tiempo real

Tanto la empresa cargadora como la que realiza el transporte, así como el propio destinatario, pueden conocer en tiempo real la situación de la mercancía, la ubicación del camión o las incidencias que puedan surgir durante el trayecto.

Entrega segura y trazable

El DET es inalterable ya que en cada transacción se registra fecha, hora y lugar, siendo imposible su modificación posterior. Estas características hacen que se constituya como una prueba de entrega digital con total validez jurídica.

Reconocimiento del sector público

La documentación electrónica es válida y aceptada en cualquier inspección que se pueda producir en carretera, tanto de tráfico como de transporte.

Visibilidad de toda la cadena

Desde la salida de la mercancía hasta su llegada a destino, quedan reflejados en el documento electrónico todos los agentes que intervienen en el proceso: cargadores, remitentes, transportistas y destinatarios. De esta manera se asegura una total transparencia de la cadena de suministro, impulsando la eficiencia y la competitividad.

Previene litigios por incidencias

Al tratarse de un documento inalterable que refleja todos los detalles del transporte y permite que las reservas de aceptación puedan completarse adjuntando archivos, se evitan los litigios por diferentes interpretaciones o incidencias.

Integración con otros sistemas y plataformas

El DET se integra fácilmente en los sistemas de gestión de los usuarios (ERP, TMS, etc.) de tal manera que la orden de transporte se genera automáticamente en la plataforma de software y el transportista recibe la información para el transporte de la mercancía a través de su dispositivo móvil. Por su parte, el destinatario recibe la mercancía haciendo uso de su propia integración con la plataforma.

Sin contacto físico entre los firmantes

La utilización del DET permite eliminar el intercambio de documentación en papel, así como el contacto físico entre los firmantes del documento, garantizando de esta manera que se cumplen los requisitos de distanciamiento social, necesario en situaciones de emergencia sanitaria como la actual.

Equiparable legalmente al documento en papel

La modificación del Reglamento de la Ley de Ordenación de los Transportes Terrestres por el Real Decreto 70/2019 abrió la posibilidad de que la documentación de control que han de llevar los transportistas en su vehículo pueda hacerse por medios electrónicos, siempre que los soportes y aplicaciones utilizadas permitan transformar su contenido en signos de escritura legible.

Eficiencia y ahorro de costes

El uso del DET repercute en una mayor agilidad de los procesos de transporte y una mejora de la gestión y el control del flujo logístico. Acceder a la situación del transporte desde cualquier dispositivo móvil permite una planificación más ajustada y, en definitiva, una organización más eficaz de la cadena de suministro. Se calcula que el uso del DET pude reducir hasta en un 70% los costes de gestión administrativa.

Válido en 25 países

La documentación electrónica es válida en los 25 países que han ratificado el protocolo: Bielorrusia, Bulgaria, República Checa, Dinamarca, Estonia, Finlandia, Francia, Irán, Lituania, Letonia, Luxemburgo, Países Bajos, Polonia, Portugal, República de Moldavia, Rumanía, Federación Rusa, Eslovaquia, Eslovenia, España, Suecia, Suiza, Tayikistán, Turquía y Reino Unido.

Tiempos cortos de implantación

La implementación de esta tecnología es rápida y sencilla. Los sistemas suelen estar diseñados para ser de pago por uso, en función del número de DETs expedidos en un determinado periodo.

Elevado retorno de la inversión

Para la utilización del DET no es necesaria la adquisición de ningún software ni hardware, más allá de los correspondientes dispositivos móviles, por lo que la inversión es prácticamente nula y sus beneficios se obtienen rápidamente.

Facturación más rápida

La entrega en destino queda registrada en el sistema en el momento de la firma de la aceptación por parte del destinatario; a partir de ese momento, ya se puede proceder a la facturación.