¿Cómo debe ser un software de gestión integral válido para distribuidores?

Miles de referencias, gestión de equivalencias, márgenes apretados, entregas en plazos imposibles… El negocio de la distribución de recambios es muy complejo y los profesionales que se dedican a esta actividad lo saben mejor que nadie. Es por eso que resulta esencial una buena elección del software de gestión integral para el negocio.

La empresa Isi Condal, especialista en la materia gracias a su software isiParts para distribuidores de recambios, recuerda los servicios y características con las que debe contar un buen sistema de planificación de los recursos empresariales (ERP).

características básicas software de gestión integral para distribuidores recambios

Estar conectado con TecDoc

Desde hace más de 20 años, TecDoc es uno de los catálogos de vehículos y recambios más importantes del mundo. Permite la identificación exacta de los vehículos y de las referencias que pueden ser instaladas sobre estos. Si la información de TecDoc se integra en el propio software de gestión, se facilita el trabajo de las áreas de Compras y Ventas, ya que pueden realizar búsquedas por cualquier código de referencia OEM o IAM y tener información de referencias equivalentes.

Tener conectado un portal de venta online

El auge del comercio online es imparable y los talleres no son una excepción. Por eso, el ERP elegido debería estar integrado con un sistema de comercio electrónico B2B para talleres. A través de este B2B, los clientes del distribuidor podrán consultar directamente la disponibilidad de stock de sus almacenes, tramitar los pedidos a cualquier hora del día y descargarse albaranes y facturas.

Controlar los movimientos del almacén y gestionar inventarios a través de una PDA

Gestionar con PDA los procesos de extracción y reposición de mercancía es absolutamente necesario para cualquier programa de gestión destinado a distribuidores de recambios. Las ventajas principales del uso de PDA son más rapidez, más productividad y menos errores. Asimismo, hacer inventarios que den como resultado un stock fiable es esencial para cualquier distribuidor. Es la clave para que no se produzcan ventas fallidas y evitar la tentación de sobrestocar para asegurar la disponibilidad de la referencia. El uso de PDA en la gestión de inventarios aporta una base sólida al trabajo de los departamentos de Compras y Ventas.

Disponer de control de artículos multiubicados

La multiubicación es un sistema de almacenamiento en el que una misma referencia puede ubicarse en diferentes huecos del almacén cuando uno está completo. Si el programa de gestión elegido lo incluye entre sus funciones, eso permitirá evitar reubicaciones innecesarias de stock y facilitará la logística en el almacén.

Automatizar los pedidos al proveedor y el reaprovisionamiento entre delegaciones

Se trata de dos funcionalidades que mejoran la gestión del stock, uno de los caballos de batalla de cualquier recambista. Es un plus si, además, el ERP elegido puede llevar a cabo estas funcionalidades:

Calcular de forma automática el número de unidades a pedir de cada una de vuestras referencias y elaborar propuestas automáticas de pedido directamente a proveedor.
Supervisar las existencias de cada sucursal y lanzar automáticamente procesos de reaprovisionamiento en función de los criterios predeterminados (consumo, ventas falladas, etc.).

Calcular el stock ideal por referencia

Como en el caso anterior, el cálculo del stock ideal permite mejorar la gestión del stock ya que evita la tentación de acumular un exceso de referencias. Resulta indispensable que este cálculo sea automático y que modifique de forma dinámica los procesos de aprovisionamiento entre almacenes y las propuestas de pedido a proveedor (si los hubiera).

Automatizar los extractos bancarios

La norma 43 es un estándar fijado por la AEB (Asociación Española de Banca) que regula la transmisión de los extractos de cuentas corrientes. El resultado de su aplicación por parte del banco es un fichero con un formato estandarizado donde quedan reflejados todos los movimientos de una o varias cuentas corrientes de una misma entidad o sucursal financiera.

El software de gestión elegido tiene que ser capaz de importar el fichero de la norma 43 y traducir estos datos para que, de forma automática, se concilien movimientos, realice el punteo de bancos y generen los asientos correspondientes.

Crear de forma automática facturas a proveedor y compensarlas con los albaranes

Conectar el programa de gestión con el servicio de TecCom de TecAlliance permite automatizar todo el proceso de compra de recambios IAM entre el distribuidor y el fabricante de recambios: consulta de disponibilidad, envío de pedidos, integración de albaranes de compra y de las facturas (con detección de diferencias entre ambos).

Cargar tarifas de forma automática

Tener las tarifas de los proveedores siempre actualizadas de forma automática supone ahorrar mucho tiempo y dinero. Es un extra si, además, permite conocer con antelación los nuevos precios y decidir el alta de las nuevas referencias.

Conectar la centralita al sistema y tener estadísticas de las llamadas

Recibir una llamada y que el software de gestión muestre de qué cliente se trata; tener control estadístico de las llamadas que acaban en venta, consulta o venta fallida; disponer de plantillas de ventas habituales y consultar el histórico de llamadas, vehículos, matrículas, bastidores y referencias solicitadas… Una de las misiones del software de gestión elegido debe ser, por supuesto, ponérselo más fácil al personal del Call Center.

Controlar y gestionar las rutas y entregas de los repartidores

En un mercado tan competitivo como el de los recambios multimarca, gestionar las entregas de la flota de reparto de forma eficiente puede marcar la diferencia. Si el ERP escogido incluye funcionalidades relacionadas con la gestión de rutas (a través de una App y con captura de firma e inserción en albaranes incluida), todo irá mejor y el trabajo será más fácil.

Hacer Cross docking

El Cross docking es un tipo de preparación de pedidos en el que la mercancía recibida no se almacena en stock. Esto aumenta la rapidez en la gestión de pedidos y supone un ahorro considerable en costes de almacenamiento y personal de almacén.

Tener un CRM conectado

Un CRM permite compartir los datos de clientes y potenciales entre todos los departamentos del negocio y, además, facilita herramientas especiales a los comerciales que les permiten impulsar las ventas.